【仕事スキル】段取り良く仕事をこなす為に最低限意識すべき3つのポイント！

皆さん、仕事をするときに『段取り』を意識していますか？周りの人から段取りが悪いと言われたことはありませんか？

効率の良い仕事や質の良い仕事を行うためには、段取り良く物事を進めていくスキルが必要です。

初めてする仕事や、慣れない仕事の場合は、上手く段取りができないかもしれません。

しかし、今から説明する3つのポイントを意識しながら仕事を進めていくことで、段取り良く仕事をこなすことができるでしょう。少なくとも大きく目標からずれた結果になることはなくなります。

普段の仕事で、段取りがあまり上手くないと感じている方は、是非試して頂きたいと思います。

段取りの良い仕事をするために意識するべき3つのポイント

段取り良く仕事をこなすために必要なポイントは次の3つだと思っています。

他にも意識しておくべきポイントはありますが、あまり段取りが上手くないと感じている方は、まずは上の3つのポイントを意識しながら仕事を行いましょう。これらを意識するだけで、劇的に仕事の段取りは良くなりますよ。

では順に説明していきますね。

ポイント①：目標（ゴール）を始めに明確にしておく

仕事の相手と目標を共有しよう

仕事を効率よく進めていくためには、まずは仕事の最終的な着地点（ゴール）を自分なりに明確に決めておくことが大切です。そして、その着地点（ゴール）は仕事の相手側と認識を同じにしておく必要があります。

皆さんは仕事をしているときに、こんな場面はありませんか？

上司に『この仕事しておいて』と言われ、何となく言われたままに作業を進めているような状況です。『私は何のためにこの仕事をしているんだろう･･･？』と思いながら仕事をしていることはありませんか？

どんな小さな仕事でも、それらはある目的を達成するために必要な作業なのであり、その目的が分からないまま仕事を進めることは非常に非効率であり、段取りの良い仕事とは言えません。

なので、仕事を段取り良く行うために大切なことは、仕事の相手が求めていることを正確に把握しておく必要があるということです。つまり、言い換えれば、相手と自分で仕事の目的を共有しておくことが重要だということです。これを心掛けておくだけでも、かなりの効率化に繋がります。

上司に会議の資料の作成を頼まれているのであれば、どのような内容で、ボリュームはどうするのか？体裁は？など、具体的に自分の中でイメージできるまで確認する必要があります。

イメージができたら、それを紙にベタ書きして上司に確認して貰うのもいいでしょう。とにかく相手側と目的を共有することが段取りよく仕事をするための近道です。

一見当たり前の作業に思えるかもしれませんが、仕事を行う目的や着地点を意識しておくだけで、遠回りすることも少なくなるでしょうし、時間のロスも圧倒的に抑えることが可能になります。

計画を立てるときは目標（ゴール）から現在に向かって立てよう

仕事の目標（ゴール）が明確になれば、それを達成するための計画を立てることになりますが、段取りよく進めていくコツがあります。

それは、計画は、目標（ゴール）から現在に向かって立てていくということです。つまり、ゴールから逆算していって、計画を作る必要があるということです。特に長期のプロジェクトになればなるほど有効なポイントになってきます。

皆さん計画を立てるときに、今現在で出来ることから進めていこうとしていませんか？勿論、出来るところから進めていくことも大切なのですが、この方法だと、いわゆる行き当たりばったりの仕事になりがちになってしまい、1年先など、長期を見据えた仕事をするのは正直難しいです。

まず、何度も述べていることではありますが、仕事の目標を明確にしておきましょう。そして、それを実現するための期限を把握しておきます。

そのプロジェクトを実現するために、1年後までに何をしておかなければいけないのか？そして、そのためには半年後までに何をしておく必要があるのか？さらに、そのためには3ヶ月後までに･･･といったように、目標から現在に向かって計画を立てていくことが、段取り良く仕事を行うためのコツです。

そうすることで、常にゴールを意識しながら仕事を行うことができますので、計画の途中で大きく道に迷うこともなくなります。

これらの方法を実現することで、無駄な回り道をすることが劇的に少なくなりますので、普段意識できていない方は、是非実用して頂きたいと思います。

ポイント②：最高のシナリオと最低のシナリオを描く

仕事をするときに、ある目標に向かってシナリオを描くことになりますが、皆さんはどれほどのシナリオを想定しながら仕事をしていますか？

勿論、想定するシナリオは多ければ多いほど、様々な状況に対応できますので、完璧主義の方などはそのようにされている方もいらっしゃるかもしれません。しかし、他の仕事の配分等の兼ね合いもありますし、全ての力を1つの仕事に注ぐのは現実的ではありません。

そこで今回は、段取りよく仕事をするために、最低限想定しておくべきシナリオを説明します。

想定しておくべきシナリオは次の3つです。

まず、現実的なシナリオですが、これはこのまま仕事を進めていけば恐らくこうなるであろう、というシナリオです。現実的なシナリオでは、無難な結果になるようなシナリオが想定されることが多いのではないでしょうか。

2つ目は、最高のシナリオです。これは、全ての仕事が上手くいき、『こうなってほしい』という理想型のシナリオです。全ての仕事が噛み合って、完璧に進んでいけば実現できるようなシナリオを想定してもらえればいいと思います。

3つ目は、最低のシナリオです。進めてきた仕事が全て悪い方向にいってしまい、それらのリスクが現実となってしまった最悪のシナリオを想定してください。

以上、3つのシナリオを想定しながら仕事を進めていくことが重要なのですが、ここで一番申し上げたいことは、想定するシナリオが1つだけでは、段取りの良い仕事はできないということです。

シナリオはあくまでもシナリオです。まだ現実化されていないものであり、計画は上手くいく場合もあれば、失敗する場合もあります。最高のシナリオどおりに事が進むのか、それとも失敗に失敗を重ねて最低のシナリオになってしまうのか、それはまだ現実になっていない以上は誰にも分かりません。

なので、想定するシナリオは1つだけではなく、良いシナリオと悪いシナリオを考えておけば、いざそのような状況になったとしても、心の準備もある程度は出来ている状態ですので、上手く乗り切ることができるでしょう。

また、想定するシナリオに振り幅を持たせることで、余裕をもって仕事を進めることができます。1つのシナリオしか想定していなかったら、そのシナリオのレールに沿った仕事になりがちになってしまいますので･･･。理想的なシナリオと最悪のシナリオの両方を想定しておくことで、様々な状況に対応できる、余裕のある仕事を行うことができるでしょう。

心に余裕があるということは、それだけで強みになりますので、このポイントも是非覚えていただきたいと思います。

何がリスクか分からない場合は自分だけで抱え込まず周りの人に相談しよう

最低のシナリオを想定するときに、この仕事のリスクが何か分からない場合もあるでしょう。初めてする仕事や、慣れていない仕事をするときには良くあることです。

その際には、自分だけで考え込まず、周りの人に打ち明けてみましょう。特に、周りに経験者の方がいれば、その人に聞いてみることが一番です。経験者しか分からないようなリスクが潜在していることも多いので、有効な手段です。

ポイント③：午前中に頭を使う仕事を行う

段取りよく仕事を行うための最後のポイントは、できるだけ午前中に『頭を使う』仕事をこなすことです。一般的に、午前中は頭が良く働き、最も仕事を効率よくこなせる時間帯だと言われています。この時間帯に、頭を使う仕事を出来るだけ詰め込むことが重要です。

これを意識するだけで、仕事の作業効率は格段に上がります。

仕事は、『考える仕事』と、『手を動かす仕事』の2つに大きく分けることができます。

『考える仕事』とは、会議やプレゼンの資料の作成や、企画書の作成などが挙げられるでしょうが、ご自身の仕事の中で、一番頭を使う仕事だと思うことを午前中に詰め込んでみてください。

『手を動かす仕事』とは、大量の書類の処理や、封緘作業などの単純作業を指します。このような作業系の仕事は、午後以降に回しましょう。

どの時間帯にどのような仕事を行うかは、仕事の効率化や生産性にも大きく影響しますので、普段から意識しておく必要があります。

まとめ

以上、段取りの良い仕事をするために最低限意識するべき3つのポイントを解説させて頂きました。

仕事を効率よく進めていくためには、普段から様々な状況を想定しながら作業をこなしていかなければいけません。今回説明したポイント以外にも、気をつけておくべき事はたくさんありますが、何事も一気に進めていくことは出来ません。焦らずに少しずつステップアップしていけば良いんじゃないかなと思います。

普段、仕事の段取りがあまり上手に出来ていないという方は、まずは今回の記事で解説した3つのポイントを意識しながら仕事に臨んでみてください。段取りよく仕事をこなすことが出来てくると、モチベーションの向上にも繋がりますので、是非思い立ったときに実践していただきたいです＾＾